SPL ČR za účelem plnění předmětu činnosti sdružení zpracovává osobní údaje svých členů za účelem jejich evidence v listinné i elektronické podobě. SPL ČR je tedy správcem osobních údajů ve smyslu § 4 písm. j) zákona č. 101/2000 Sb. SPL ČR zpracovává osobní údaje shromážděné od jednotlivých členů sdružení, tj. přímo od subjektů údajů, a to ve smyslu § 5 odst. 2 zákona č. 101/2000 Sb., s jejich souhlasem.
SPL ČR zpracovává osobní údaje v rozsahu příjmení, jméno, datum narození, adresu bydliště, včetně telefonu, adresu pracoviště, včetně telefonu, číslo mobilního telefonu a elektronickou adresu, údaje o dosažené kvalifikaci, IČO a IČZ, členské číslo, údaje o úhradě členského příspěvku a informaci o zařazení člena v některé z organizačních součástí SPL ČR.
Shromažďování výše uvedeného rozsahu osobních údajů bylo stanoveno pro účely plnění předmětu a cílů SPL ČR. Osobní údaje jsou zpracovány za účelem evidence, komunikace a přesné identifikace svých členů. Kromě „adresních“ osobních údajů využívá SPL ČR informace o dosažené kvalifikaci; tyto údaje využívány při přípravě školení, přednášek, pro zajištění odborné účasti svých členů v odborných komisích.
Členské číslo, které bude přiděleno, je jedinečné pro každého člena a slouží následně k identifikaci platby členského příspěvku. Po přijetí obdrží nový člen členský průkaz, který je mimo jiné opatřen členským číslem člena.
Další informace se týká toho, kdo uvedené osobní údaje zpracovává. Podle provozního řádu kanceláře SPL ČR vede databázi členské základny SPL ČR, včetně evidence členských příspěvků, pověřený zaměstnanec sekretariátu SPL ČR, který je vázán mlčenlivostí ve smyslu § 15 zákona č. 101/2000 Sb.
Informace jsou pak zpracovány následujícím způsobem: SPL ČR vede evidenci svých řádných členů v databázi v elektronické podobě, v programu Mircosoft Office – Excel. Zápis do databáze je prováděn na sekretariátu SPL ČR na základě listinné přihlášky. Ty jsou následně uchovávány v kanceláři SPL ČR. Elektronická databáze je uložena v PC pověřeného zaměstnance sekretariátu SPL ČR. Elektronická databáze obsahuje osobní údaje pouze v rozsahu, tak jak jsou uvedeny na přihlášce člena SPL ČR. Jedná se pouze o jejich přepis.
Přístup do PC je zajištěn prostřednictvím přístupového jména a hesla. Kancelář je zabezpečena proti vstupu neoprávněné osoby bezpečnostním zařízením a zámkem.
Informace jsou zpracovány pouze pro účely SPL ČR, nejsou tedy zpřístupněny nikomu jinému.
Požádá-li člen SPL ČR o informaci o zpracování svých osobních údajů, SPL ČR mu tuto informaci bez zbytečného odkladu předá. Obsahem informace pak vždy bude sdělení s náležitostmi uvedené v §12 zákona o ochraně osobních údajů.
Každý člen SPL ČR, který zjistí nebo se domnívá, že SPL ČR provádí zpracování jeho osobních údajů, které je v rozporu s ochranou soukromého a osobního života subjektu údajů nebo v rozporu se zákonem, zejména jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může
a) požádat SPL ČR o vysvětlení,
b) požadovat, aby SPL ČR odstranilo takto vzniklý stav. Zejména se může jednat o blokování, provedení opravy, doplnění nebo likvidaci osobních údajů.
Je-li žádost shledána oprávněnou, SPL ČR odstraní neprodleně závadný stav. V opačném případě má člen právo postupovat v souladu s ustanovením § 21 zákona o ochraně osobních údajů (to jest zejména obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů).